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雁过留声
特色专题:心理医学心理自助
十种让工作变得简单高效的技巧
文档类型:交际心理   文档整理时间:2011年12月3日
1、问清楚工作的目标与要求,可避免重复作业与减少错误的机会
你的一天只有1440分钟,你能完成多少的工作?在信息庞杂、速度加快的职场环境,我们必须在愈来愈少的时间内,完成愈来愈多的事情。在如今愈趋复杂与紧凑的工作步调中,“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自于清楚的目标与方向,你知道自己该做哪些事、不该做哪些事。
目标清楚不是要对方跟你解释公司的目标或是策略,而是这个目标对你的意义是什么,公司的目标与你个人目标之间的关联是什么。你要知道的不是工作细节的问题,而是要确定大致的方向与优先级。
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可以寻求主管的建议,在过程中有可能犯下哪些错误或是疏失,应该要如何避免;根据过去的经验,曾经发生过哪些意料之外的情形,必须预做准备。这样可以大幅减少不必要的错误尝试,当然更能增加成功的机会。
你应该先了解公司有哪些既有的资源可以应用,可以寻求哪些支持,这样才能更有效规划自己的时间以及工作进度。
2、懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱自己的工作进度
只有你最清楚自己的工作情况,你必须对自己负责,管理自己的时间与工作,不应让别人的额外要求,让自己陷入忙乱的局面。
3、主动提醒老板排定优先级,可大幅减轻工作负担
如果你没有适当的反应工作的真实情况,老板早就不记得之前已经交待你太多的工作。你当然不可能同时完成这么多的工作,为什么不主动的帮助老板订出工作的优先级。
4、报告时要有自己的观点,只需少量的信息即可让老板感到满意
多数人在向主管或是老板报告时,总是担心信息不够多,“万一老板问起来,答不出来,该怎么办?”其实,这种担忧是多余的,内容精简、切中要点,最重要的是能够帮助老板快速的做决策。
5、演示文稿时增加互动的机会,可缩短演示文稿的内容与报告的时间
在制作演示文稿时,我们时常忘了听众的存在。真正成功的演示文稿在于清楚而正确的传达讯息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为你的演示文稿内容而改变思维、决策、或是行动。因此,重点不在于演示文稿,而是沟通的品质
在做任何的演示文稿之前,你必须思考以下三点原则:
——你希望听众听完演示文稿之后记得哪些重点?
——听众会有什么样的感受?
——你希望他们听完演示文稿之后有什么样的决定?
6、有效过滤邮件,让自己的注意力集中在最重要的讯息上
第一步是先看信件主旨和寄件人,如果没有让你觉得今天非看不可的理由,就可以直接删除。这样至少可以删除50%的邮件。
第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容,除非信件内容是有关近期内(例如2星期内)你必须完成的工作,否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25%的信件。
前两个步骤所花费的时间不应超过10分钟。现在你的信箱应该只剩下25%的信件,但是并不表示你必须全部保留剩下来25%的信件。你必须判断这封信件:
——是否与你现在的工作内容有关
——是否有提到你必须完成哪些事
——是否有说明应达成什么样的目标
——是否有列出可使用的资源
如果不符合以上的条件,就直接删除或是回复给寄件人,请求对方尽快回复以上的问题。
7、邮件内容尽量精简,节省写信的时间并增加对方响应的机会
每一封电子邮件的内容大约在8到12句的范围内。
——超过20个字就应换行。
——如果超过3行必须空行
8.当没有沟通的可能时,不要浪费时间想要改变
主管对于你的意见通常会有以下5种可能的回答:
——完全同意:“我完全同意你的看法,也会全力的支持你。”
——同意:“我并不是完全同意,但是我相信你的判断。”
——不置可否:“我不同意你的看法,原因是……不过很谢谢你的意见。”
——不同意:“就照我的方法做。”
——完全不同意:“我绝不允许有这样的想法,更不允许其它人有这样的想法。”
如果你发现,在沟通的过程中,主管的回答多半是前三种情况,就表示这个主管是可以沟通的,愿意接受别人的想法。如果多半属于最后两种的情况,就代表他是不容易沟通的人。
9、只要取得信任,不需要反复的沟通,同样可争取到你要的资源
老板对你的信任来自于你解决问题的能力。当你在争取预算时,必须先想清楚老板可能担心的问题,作为你的说服理由,这是最有效的。
10、专注工作本身,而不是绩效评量的名目,才能真正有好的表现
公司真正的目标是扩大控制、减少成本,绩效评量的制度让公司有合法的借口可以开除不适任的员工。
要有好的绩效,你的出发点是工作本身,而非绩效评量。你只要想到以下的问题:该怎么把这件事情做好?你必须加强自己哪方面的能力?当你顺利完成目标、有了具体的成果,自然会有好的评量结果。
原 刊:大众致富指南
作 者:

 
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